Die Demokratisierung der Lohnabrechnung

Der Journalist Markus Matt sprach mit den Ason-Gründern Christian Kobler und Christian Fässler wieso es Ason im Payroll-Markt braucht, weshalb das Produkt den Durchbruch schafft und über den aktuellen Stand der Dinge.

Meine Herren, warum eine weitere Lohnsoftware? Wieso braucht es Ason?

Ganz einfach: Weil Payroll-Outsourcing noch nicht skaliert.

Können Sie das ausführen?

Unbestritten ist: Lohnbuchhaltung ist nicht wertschöpfend für Unternehmen und als Randprozess dafür prädestiniert, dass Unternehmen diesen Dienst einkaufen und nicht selber machen wollen.

Was hindert die Payroll-Provider am Durchbruch?

Jeder Kunde hat seine speziellen Anforderungen. Gängige Payroll-Software kann nur maximal 80% der Fälle automatisieren, vieles muss von Spezialisten erledigt werden. Dies ist leider nicht skalierbar.

Wieso ist diese Problematik nicht schon lange gelöst, wenigstens von den finanzstarken Unternehmen wie SAP?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung befindet sich in einem juristischen Minenfeld, in dem Innovation schon immer zweitrangig war gegenüber der Notwendigkeit, ein stets gesetzeskonformes Produkt zu entwickeln.

Die Konzepte der führenden Lohnsoftwarehersteller kommen aus den 1980er Jahren. Seitdem wurde viel «gebaut und gemalt», aber im Kern sehen wir noch immer reine Datenbank-Lösungen des vergangenen Jahrhunderts.

Und wieso hat es noch kein Startup geschafft, die Payroll zu revolutionieren?

Die Eingangshürden für Neulinge sind extrem hoch. Es braucht Jahre, um wenigstens einigermassen den fachlichen Überblick zu haben. Zudem fehlte meistens ein revolutionäres Gesamtkonzept, das wirklich das Potenzial für eine Transformation des Markts hatte.

Für kluge und innovative Köpfe ist es zudem nicht attraktiv, einige Jahre ihres kreativen Schaffens für eine zwar optimierte, aber schlussendlich nicht wirklich revolutionäre Version einer ITSG-zertifizierten Payroll-Software zu opfern.

Was eine Payroll zu können hat, bestimmt in der Schweiz die Swissdec, in Deutschland die ITSG. Denken diese Institutionen ganzheitlich?

Hinter diesen Einrichtungen stehen jeweils Begehrlichkeiten des Gesetzgebers - entsprechend ausgelegt sind die Programme.

Die Realität der Payroll kennt weitaus mehr Regeln als nur jene aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht, denken Sie allein an das große Thema Arbeitsrecht oder an die vielen Regeln mit Blick auf die betriebliche Altersvorsorge. Hinzu kommen branchenspezifische und firmenindividuelle Regelungen. Viele Firmen sind zudem international tätig, da tun sich folglich noch weitere Felder auf. Das ist alles hochgradig komplex. Hier setzt die Lösung von Ason mit den sogenannten „Regulierungsschichten“ an.

Könnten Sie den Begriff der „Regulierungsschicht“ genauer erklären?

Eine Regulierungsschicht trägt Bestandteile aus drei Bereichen in sich: die Eingabe von Daten, die Verarbeitung von Daten, die Darstellung von Daten. Das Schöne ist, dass man immer eigene Regulierungsschicht bauen kann, die von allen anderen Dingen losgelöst sind. Unser Ökosystemen ermöglicht, dass alle Regulierungsschichten miteinander kommunizieren.

Aber schlussendlich muss es jede Regelung bei Ason auch programmiert werden. Nehmen wir das Beispiel Kurzarbeit: alles, was hier an neuen Regelungen kam, musste in aller Tiefe und Breite getestet werden, weil man eben sichergehen musste, dass die Einfügung dieser neuen Regeln in ein bestehendes Programm auch fehlerfrei funktioniert und nicht etwa an anderer Stelle Probleme macht.

Natürlich muss jede Schicht erst einmal aufgebaut werden. Doch wenn sie steht, ist sie in sich stabil. Regelungen für eine Branche sind eine Schicht über der Basis (nationale Regeln), sie bauen natürlich auf die allgemeinen gültigen Vorschriften auf und fügen spezielle für diese Branche hinzu. Diese neue Schicht erweitert das bestehende, kann aber die anderen Schichten nicht verändern.

Schauen wir einmal auf den öffentlichen Dienst: es gibt das Regelwerk der ITSG als Basisschicht und darauf werden die Regeln für den öffentlichen Dienst geschichtet. Wie werden solche Programme bisher gebaut und wo ist der Unterschied zu Ihrer Logik?

Momentan gibt es monolithische Zustandsmaschinen, alle Veränderungen von außen wirken sich auf alles aus. Wenn man an einer Stelle etwas dreht, kann es ganz woanders zu Veränderungen kommen.

Bei uns ist es so, dass jede einzelne Komponente in sich Lohnbestandteile definieren kann. Input, Blackbox, Output. Input ist das Case-Management, Blackbox ist die Berechnung des Lohns und Output sind die Lohnläufe.

Auch für den öffentlichen Dienst können solche Schichten gebaut werden, die in Deutschland auf der ITSG und in der Schweiz auf der Swissdec aufbauen. In der Schicht muss nur definiert werden, mit welchen bereits vorhandenen Schichten sie kommunizieren und von welchen sie abhängig sind. Ich kann beispielsweise sagen, dass ich bestehende Lohnarten mit einer Schicht für den öffentlichen Dienst verändere oder übernehme.

Können Sie mir das Case-Management genauer erklären?

Gebe ich eine Änderung ein, so sind üblicherweise eine ganze Reihe an Dingen manuell zu ändern, damit am Ende alles passt. Es gibt an dieser Stelle leider keine automatischen Lösungen. Die Prozesse bei verschiedenen Arten an Änderungen sind immer noch meistens in Word-Dokumenten beschrieben, wenn überhaupt. In vielen Fällen haben die erfahrenen Mitarbeiter die Abläufe schlicht nur im Kopf und übertragen ihre Kenntnisse an neue Mitarbeiter.

Unser Ansatz ist Case-Management und damit können wir die ganze Administration abbilden, also auch alle Folgefälle. Wenn ein Sachbearbeiter vor einem normalen Programm sitzt, muss er an wahnsinnig viele Dinge denken, wenn es zu einer Änderung kommt. Er muss vieles abarbeiten. Mit unserer Lösung wird an diese Dinge schon automatisch gedacht, vieles übernimmt das Programm.

Die Sachbearbeiter werden entlastet, Fachwissen ist nicht mehr notwendig. Im Ergebnis können Unternehmen und einschlägige Dienstleister auch in der Payroll endlich skalieren.

Wie möchte Ason diese grosse globale Vision umsetzen? Da werden Sie die heutzutage für solche Vorhaben üblichen hohen Millionenbeträge erst einmal sichern müssen, oder?

Wir haben eine klare Vision und die Maschine dazu entwickelt. Wir sind keine Marketing-Experten, sondern leben den Ingenieur-Gedanken. Nicht der Brand steht im Vordergrund, sondern die Motivation, dass sich diese verkrustete Branche endlich transformiert. Wir betrachten uns als Pioniere der Payroll von morgen.

Wir finden nun heraus, wer sich am besten eignet, mit uns das Ökosystem aufzubauen. Natürlich benötigen wir hier in jedem Land einen verlässlichen Country-Partner.

Es müssen Verbündete sein, die dieses neue globale System gemeinsam mit uns durchsetzen möchten. Wir brauchen visionäre Macher, völlig klar.

Bis wir diese gefunden haben, können wir noch weiter „Bootstrapping“ betreiben. Wir sind in der Schweiz in Kürze marktreif und können im Echtgeschehen starten.

Stimmt es, dass Sie gar kein Frontend haben? Wie geht das denn?

Technisch gesehen haben wir ein API, ich kann es als Service beziehen und mein Frontend selber wählen. Ich kann es in jedes HR-System integrieren. Ich habe eine enorme Flexibilisierung, eine geringe Abhängigkeit und eine enorme Transparenz. Und denken Sie an das Qualitätsmanagement, auch hier gibt es ganz neue Möglichkeiten.

Übrigens: wir haben die Frontend-Machbarkeit mit einer Demo-App bewiesen. Mit der werden wir auch Regulationen zertifizieren lassen. Der Quellcode dieser App ist Open Source wie auch die Regulationen selber.

Warum wird sich Ason durchsetzen?

Es geht um die Demokratisierung der Payroll: wenn ich ein solches Ökosystem konstruieren kann und viele Sachbearbeiter einspare, gebe ich damit dem Unternehmen eine ganze Menge an Selbstbestimmung und auch Transparenz zurück.

Weiterhin ist unser Modell auch für jeden CFO ein wahrer Traum, Stichwort Transparenz. Alle Regulierungsschichten stehen strukturiert nebeneinander. Es ist immer nachvollziehbar, was in den einzelnen Schichten anders ist als bei den staatlichen Basisvorgaben, denn genau diese Unterschiede sind dort explizit definiert.

Massgeschneiderte Software-Lösungen sind endlich skalierbar möglich. Die Standardlösung wird gratis sein. Das ist auch richtig so, denn was vom Staat bzw. der ITSG und der Swissdec verlangt wird, sollte nichts kosten.