Wie Ason die Zeitrechnung für die Lohnverarbeitung verändert

Blogbeitrag von Markus Matt

Die Payroll ist eine komplexe, aufwendige und vielfach risikobehaftete Sache. Doch warum ist die Abrechnung von Gehältern derart aufwändig? Diese Frage darf im Zeitalter hochentwickelter Software-Systeme mit Recht gestellt werden.

Bisher nur 80% automatisierbar

Wer sich mit dem Thema Entgeltabrechnung auseinandersetzt, kennt das Problem: Die übliche Payroll-Software ist für jeden Standard zu haben, aber eben nicht für wesentlich mehr.

Jede spezielle Anforderung zum Beispiel auf betrieblicher oder einzelvertraglicher Ebene muss entweder kostspielig hinzu programmiert oder durch manuelle Eingriffe dargestellt werden. Hinzu kommen noch anspruchsvolle und variantenreiche Felder wie die betriebliche Altersvorsorge.

Im Durchschnitt betreffen Einzel- und Sonderfälle in den Unternehmen etwa 20 % aller Beschäftigten, verursachen aber 90 % der Arbeit.

Zudem müssen besondere entgelttechnische Umstände in der Regel von Spezialisten erledigt werden, die erstens teures Geld kosten und zweitens auf dem Arbeitsmarkt zunehmend Mangelware sind.

Alte Technik, kaum Innovationen

Herkömmliche Payroll-Lösungen folgen traditionellen relationalen Datenmodellen. Wird bei einem Personalfall etwas geändert – zum Beispiel ein unbezahlter Urlaub – so hat dies einige Folgewirkungen im SV-Meldewesen und in der Vergütung zu Folge.

Die Sachbearbeiter am Bildschirm müssen bei jeder neuen Vorgabe wissen, welche Handlungen genau diese Änderung auslöst und sie durchführen.

Es darf trotz zahlreicher täglicher Eingaben nichts vergessen oder verwechselt werden. Das kostet sehr viel Zeit und Geld – Fehler sind unvermeidlich.

Es bleibt die Frage, warum Lohnprogramme keinen höheren Automatisierungsgrad hergeben und warum sie nicht in der Lage sind, dem Payroller aus Fleisch und Blut fachliche Entscheidungen abzunehmen.

Natürlich unterliegt die Payroll einer Vielzahl an sozialversicherungs-, lohnsteuer- und arbeitsrechtlichen Vorgaben, doch dies erklärt nicht die Trägheit heutiger Payroll-Lösungen.

Es scheint, als hätten sich die Softwareersteller vor dem Hintergrund ständiger gesetzlicher Änderungen viel zu wenig mit dem Thema Innovation beschäftigt. Man beachte in diesem Zusammenhang, dass die allermeisten heute auf dem Markt vertretenen Anbieter noch immer den Softwarekonzepten aus den 1980er Jahren folgen. Warum hat sich das nicht geändert?

Nun, die Eingangshürden für Newcomer auf diesem Feld sind ausgesprochen hoch, insbesondere mit Blick auf die umfangreichen fachlichen Anforderungen. Es dauert lang, ehe Neulinge die Lage komplett erfassen.

Und natürlich wird jede Software in regelmäßigen Abständen auf ihre Payroll-Tauglichkeit geprüft. Das bindet Kräfte, die eigentlich für ein dringend notwendiges revolutionäres Gesamtkonzept nötig wäre. Doch manchmal geschehen Wunder.

Ason hat neuen Ansatz gefunden

Die Payroll-Pioniere des Schweizer Startups Ason haben einen völlig neuen Ansatz gewählt, sie arbeiten in Zeitwerten. Die Kernfrage ist stets dieselbe: Was ist passiert? Ab wann ist das gültig? Dieses so genannte Geschäftsfall-Management bildet die gesamte Verwaltung der Folgehandlungen ab, die notwendigen To-do-Aufgaben werden automatisch bearbeitet resp. angezeigt.

Im Ergebnis werden die Sachbearbeiter entlastet, das nötige Fachwissen ist nun Bestandteil des Programms. Diese neue Art der Payroll kann endlich skalieren.

Das sind die Vorteile einer geschäftsfallbasierten Lohnberechnung:

• der Vorfall kann nach der Eingabe als abgeschlossen bezeichnet werden

• die Berechnung der Auswirkungen erfolgt automatisch

• die Geschäftsfälle können «gestapelt» werden, das heisst mehrere Geschäftsvorfälle mit Auswirkungen auf die gleiche Lohnart, werden auch bei unterschiedlichem Start- und Enddatum gemeinsam berücksichtigt (z.B. Lohnänderung, Pensum, Krankheit, etc.)

• bei rückwirkender Erfassung erfolgt eine Korrektur im nächsten Lohnlauf

• abhängige Lohnarten und -basen (z.B. Sozialversicherungen, Arbeitslosenversicherung, etc.) werden automatisch folglich korrigiert

• die Berechnung der Geschäftsfälle erfolgt nach den vordefinierten Formeln und wird stets identisch berechnet

• die Betreuung und Eingabe der Geschäftsfälle kann vorgelagert beim Mitarbeiter erfolgen (z.B. Zeiterfassung) und erfordert keine nachgängige Kontrolle durch die Personalabteilung.

Mit dem API-Service von Ason steht einer unendlichen Skalierung der Lohnverarbeitung nichts mehr im Wege.